Mitä minun pitää toimittaa kirjanpitäjälle?

Kun yritys on perustettu ja kirjanpitäjä hankittu, vastaan tulee aika nopeasti kysymys:

Mitä ihmettä minun pitää sille kirjanpitäjälle lähettää?

Lyhyt vastaus: kaikki yrityksen rahaliikenteeseen liittyvä.

Eikä sinun tarvitse osata valmiiksi päättää, mikä kuuluu kirjanpitoon ja mikä ei. Sitä varten siellä toisessa päässä on kirjanpitäjä.

Kuitit – lähetä ne ennen kuin ne katoavat

Ostitko yritykselle jotain? Ota kuitti talteen.

Vielä parempi: lähetä se saman tien.

Minulle kuitin saa lähettää sillä tavalla, joka itselle parhaiten toimii. Jos se tarkoittaa sovellusta, jota muutenkin käytät, niin käytetään sitä. Vaikka Snäppiä, jos se on ainoa paikka, johon muistat sen lähettää.

Ja jos muistat kuitin keskellä yötä, lähetä se keskellä yötä. Minä en tietenkään vastaa keskellä yötä – kirjanpitäjäkin nukkuu joskus – mutta aamulla se kuitti on siellä eikä enää auton hanskalokerossa, keittiön pöydällä tai siinä kuuluisassa “laitan tämän varmasti talteen” -paikassa.

Minulle tärkeintä ei ole se, millä sovelluksella tai mihin kellonaikaan kuitti tulee.

Tärkeintä on, että se tulee.

Entä jos maksoin omalla kortilla?

Ei paniikkia.

Joskus yrityksen ostos tulee maksettua omalta tililtä tai omalla kortilla. Kerro siitä samalla, kun lähetät kuitin.

Ei tarvitse kirjoittaa romaania. Esimerkiksi:

“Maksoin tämän omalla kortilla, yrityksen tulostimeen mustetta.”

Siitä päästään jo pitkälle.

Entä myynnit?

Kirjanpitäjän pitää tietää myös, mistä yritykselle tulee rahaa.

Laskut, verkkokaupan myynnit ja muut maksut kuuluvat mukaan. Käytännöt riippuvat siitä, mitä ohjelmia yritykselläsi on käytössä.

Näitä ei tarvitse itse osata rakentaa valmiiksi. Katsotaan yhdessä sellainen tapa, joka toimii juuri sinun yrityksessäsi.

Ja jos kuitti katosi?

Sitten se katosi.

Maailma ei kaadu eikä kirjanpitäjä lähetä etsintäpartiota.

Kerro mitä ostit, mistä, milloin ja paljonko se maksoi. Selvitetään sitten, mitä asialle voidaan tehdä.

Paljon huonompi vaihtoehto on jättää koko asia kertomatta, koska nolottaa sanoa, että kuitti hävisi.

Kirjanpidon ei tarvitse vallata elämää

Minusta hyvä kirjanpitojärjestelmä on sellainen, jota yrittäjä oikeasti käyttää.

Jos järjestelmä vaatii sitä, että muistat joka kuun kolmantena tiistaina klo 14 istua tietokoneelle järjestelemään kuitteja, mutta et ikinä muista tehdä sitä, järjestelmä ei ehkä ole sinulle oikea.

Tehdään mieluummin asiat tavalla, joka toimii sinun arjessasi.

Lähetä kuitti silloin kun muistat.

Kysy silloin kun et tiedä.

Ja anna kirjanpitäjän hoitaa se kirjanpito.

Sinun tehtäväsi on pyörittää yritystäsi – ei opetella kirjanpitäjäksi.

– Venkke
Tilitoimisto Wenche Oy